Blog ›

Apa Itu Continuous Improvement? Berikut 7 Proses Utamanya!

I

Salah satu tantangan dari sebuah bisnis adalah ketahanannya dalam menghadapi perkembangan pasar yang pesat dan tingginya persaingan yang terjadi di pasar.

Untuk menjaga ketahanan dan dapat terus melakukan inovasi, perusahaan perlu melakukan Continuous Improvement.

Apa itu Continuous Improvement? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini! 

Memahami Arti Continuous Improvement

Continuous Improvement apabila diterjemahkan artinya yaitu Proses Perbaikan yang Terus-menerus.

Continuous Improvement adalah kegiatan yang dilakukan dengan upaya berkelanjutan untuk memperbaiki sekaligus mengembangkan suatu program melalui kegiatan evaluasi yang nantinya melahirkan solusi.

Upaya yang dilakukan melalui kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mendapatkan solusi terbaik bagi masalah yang ada untuk selanjutnya dilakukan improvement.

Kegiatan ini tidak hanya dapat dilakukan dalam jangka waktu yang pendek, seperti misalnya satu tahun. Namun, Continuous Improvement dapat dilakukan untuk jangka panjang dan berkelanjutan.

Banyak perusahaan menerapkan konsep Continuous Improvement ini untuk memperbaiki produk, layanan dan proses pada perusahaannya.

Hal ini bertujuan untuk mengembangkan usaha dan menjaga ketahanan perusahaan dengan melahirkan inovasi baru melalui Continuous Improvement.

Proses dan langkah untuk melakukan Continuous Improvement ini dapat dikatakan praktis dan fleksibel, hal ini menjadikan Continuous Improvement juga disebut sebagai Kaizen.

Kaizen merupakan metode praktis yang berfokus kepada perbaikan yang lebih baik dari kondisi sebelumnya.

Selanjutnya, mari kita bahas konsep PDCA yang mungkin sudah pernah Anda dengarkan sebelumnya.

Baca Juga: Transformasi Digital: Pengertian Lengkap untuk Solusi Bisnis

Konsep PDCA dalam Continuous Improvement

Continuous Improvement merupakan proses yang berkelanjutan untuk melakukan pengembangan dan perbaikan.

“Continuous”, sesuai dengan namanya, Continuous Improvement menawarkan konsep dengan model siklus yang akrab disebut Siklus Deming.

Siklus ini merupakan tools yang digunakan untuk melakukan proses continuous, siklus tersebut adalah konsep Plan, Do, Check dan Act.

a. P = Plan

Plan merupakan tahap di mana Anda melakukan perencanaan dan menentukan apa yang akan dilakukan untuk melakukan perbaikan.

Untuk dapat melakukan perencanaan yang baik, Anda harus melakukan identifikasi peluang yang dapat mendukung proses perubahan melalui inovasi yang akan dilakukan.

Anda perlu jeli melihat potensi dan peluang dari perusahaan untuk merencanakan perubahan yang diinginkan.

b. D = Do

Tahap Do merupakan tahap di mana Anda mulai melakukan proses implementasi dengan skala kecil dari rencana yang sudah disusun di tahap sebelumnya.

Selain melakukan implementasi, pada tahap ini juga perlu dilakukan kontrol pada proses implementasi.

c. C = Check

Check merupakan tahap pemantauan serta mengukur proses dan hasil rencana yang ditentukan sebelumnya. Pada tahap ini Anda perlu melakukan pengecekan ulang pada data yang ada dalam konsep yang direncanakan.

d. A = Act

Setelah melakukan pengecekan ulang, selanjutnya masuk ke tahap Act yang merupakan tahap di mana Anda akan melakukan implementasi dengan skala besar.

Baca Juga: Customer Journey: Pengertian, Fase, serta 5 Proses Utamanya

7 Proses Continuous Improvement

Gambar 7 Proses Continuous Improvement

1. Make Problems Visible

Sebuah perusahaan pastinya memiliki masalah yang tidak sedikit, oleh karena itu Anda perlu menentukan masalah yang akan diselesaikan. Menjadikan masalah terlihat untuk selanjutnya membuat daftar masalah yang ada.

Dalam menentukan masalah yang akan diselesaikan, Anda dapat memberikan nilai pada masing-masing masalah berdasarkan tingkat urgensi dari setiap masalah untuk diselesaikan.

Setelah mengetahui parameter dari tingkat urgensi sebuah masalah untuk diselesaikan, Anda dapat menentukan masalah mana yang akan Anda pilih.

2. Develop Countermeasure

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan penanggulangan masalah yang selanjutnya akan menjadi solusi penyelesaian dari masalah yang sudah Anda pilih.

Pada langkah ini, Anda harus mengumpulkan data yang mendukung sebuah permasalahan perlu untuk diselesaikan. Data ini akan menjadi alasan yang logis untuk menyelesaikan masalah yang sudah dipilih.

Karena data ini menjadi dasar, maka Anda harus mengumpulkan data dengan jelas, akurat dan valid. Misalnya Anda ingin menyelesaikan masalah di bagian produksi, maka Anda membutuhkan data dari operator produksi.

3. Determine Root Cause

Setelah menentukan masalah dan merencanakan solusi yang akan dikembangkan sebagai penyelesaian masalah, langkah selanjutnya adalah mencari akar masalah.

Beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk mencari akar masalah adalah Fishbone dan 5 Why.

Metode Fishbone akan membantu Anda dalam melakukan identifikasi masalah dari berbagai potensi yang menjadi penyebab masalah.

Sedangkan metode 5 Why membantu Anda menemukan akar masalah dengan cara menanyakan sebanyak 5 kali mengapa sebuah masalah dapat terjadi. 

Dalam pelaksanaannya, metode 5 Why ini mungkin akan membutuhkan orang yang mungkin dengan lebih spesifik bersinggungan dengan masalah yang akan diselesaikan.

Baca Juga: Inovasi Produk: Pengertian Lengkap, Tujuan, serta Manfaatnya

4. Hypothesize Solution

Langkah ini merupakan langkah untuk mencari alternatif solusi berdasarkan akar masalah yang sudah ditemukan sebelumnya.

Anda dapat menggunakan matriks untuk memetakan alternatif solusi sebagai langkah perbaikan. Ini akan memudahkan Anda untuk memilih mana solusi yang terbaik.

Anda dapat memilih dua sampai tiga dari matriks alternatif solusi tersebut.

5. Test Hypothesis

Setelah Anda memilih beberapa alternatif solusi, maka langkah selanjutnya adalah menguji apakah alternatif solusi tersebut dapat menyelesaikan masalah yang ada.

Anda dapat menguji solusi tersebut dengan sebuah parameter yang dapat menunjukkan hasil dari alternatif solusi yang sedang diuji coba.

6. Implement Solution

Selanjutnya adalah langkah implementasi solusi pada masalah yang sudah dipilih sebelumnya.

Dalam proses implementasi solusi ini, Anda juga perlu melakukan pemantauan dan pengontrolan. Misalnya dalam berapa waktu tertentu Anda akan mengecek hasil dari solusi yang sudah dijalankan.

7. Standardized Work

Apabila pada proses implementasi solusi sudah mencapai tujuan yang diinginkan, langkah selanjutnya adalah Anda membuat sebuah standar kerja berupa SOP.

Standar kerja ini akan digunakan sebagai pedoman kerja, sebagai dasar hukum, sebagai informasi hambatan kerja dan tolak ukur kedisiplinan kerja.

Pada konsep Continuous Improvement, 7 langkah ini terus menerus dilakukan. Setelah Anda selesai di langkah membuat standar kerja, maka langkah selanjutnya adalah mencari kembali masalah yang ingin diselesaikan.

Baca Juga: 3 Contoh Proses Bisnis yang Dapat Anda Pelajari [Gambar]

Manfaat Continuous Improvement dalam Bisnis

Berikut beberapa manfaat dari kegiatan Continuous Improvement yang berperan penting bagi sebuah bisnis.

• Merampingkan Alur Kerja

Continuous Improvement membantu Anda mengidentifikasi ketidakefisienan dalam sebuah project.

Sebuah perusahaan pasti menginginkan proses yang efisien dan tetap menjaga kualitas serta target perusahaan.

Karena efisiensi sebuah perusahaan akan berpengaruh pada produktivitas dari perusahaan tersebut.

Sehingga ketidakefisienan sebuah proses yang menghambat project dapat diringkas dan membuat alur kerja menjadi lebih ramping.

Hal ini akan menghasilkan lingkungan dan proses kerja yang lebih baik.

• Menurunkan Biaya Sekaligus Mencegah Kelebihan Biaya Project

Selanjutnya, manfaat Continuous Improvement adalah membantu perusahaan dalam melakukan penghematan biaya.

Melalui kegiatan perbaikan yang continuous, kegiatan ini dapat meminimalisir kesalahan pada sistem kerja. 

Proses perbaikan yang dapat menjaga kestabilan alur kerja juga dapat meningkatkan target pendapatan perusahaan.

Hal tersebut dapat memberikan manfaat pada perusahaan berupa penurunan biaya sekaligus mencegah kelebihan biaya project.

• Menumbuhkan Sikap Disiplin

Perbaikan yang dilakukan terus menerus juga dapat memberikan manfaat berupa terbentuknya sikap disiplin dalam lingkungan kerja.

Sikap disiplin ini akan meningkatkan etos kerja karyawan dan dapat berpengaruh pada peningkatan pencapaian target perusahaan.

Bagaimana Konsep Ini Dapat Diterapkan di Bisnis Anda?

Pada dasarnya, Continuous Improvement dapat termasuk metode perbaikan Lean, namun tidak begitu baku. Continuous Improvement lebih fleksibel dalam prosesnya.

Metode Lean bertujuan untuk meningkatkan proses dengan menghilangkan aktivitas yang tidak memiliki nilai dalam sebuah proses. 

Tujuan meningkatkan proses kerja ini yang akan menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien serta tetap menjaga hasil yang cepat dan kualitas yang baik.

Penerapan Continuous Improvement membantu perusahaan dapat menghemat biaya dengan proses identifikasi ketidakefisienan yang terjadi dalam sebuah project yang memiliki banyak lapisan manajemen dan tim produksi yang bernilai.

Beberapa perusahaan memilih Continuous Improvement sebagai bagian dari budaya yang ingin dibangun dalam lingkungan kerja perusahaan.

Continuous Improvement juga memiliki konsep yang fleksibel untuk dijalankan, namun mungkin beberapa perusahaan merasa tidak mudah untuk menerapkannya.

Ketika yang menjadi alasan adalah timnya yang tidak dapat mempraktikkan Continuous Improvement pada pekerjaan sehari-hari.

Maka, cara terbaik untuk mulai mengenalkan konsep ini bagi tim di perusahaan Anda adalah dengan mengadakan Continuous Improvement Event atau juga sering disebut sebagai Rapid Improvement Events atau Value Stream Mapping.

Ini akan membantu tim Anda merasa diberi kesempatan untuk mengenalnya dulu sebelum menjalankannya pada pekerjaan sehari-hari.

Baca Juga: Value Proposition: Pengertian, Fungsi, dan Komponennya

Penutup

Tidak ada istilah berhenti, jika menginginkan sebuah bisnis dapat berkembang. Maka, melakukan evaluasi pada perkembangan bisnis menjadi salah satu kebutuhan yang harus dilakukan.

Continuous Improvement akan membantu perusahaan melakukan evaluasi sekaligus mencari solusi untuk setiap masalah yang terjadi dan melakukan perbaikan secara kontinyu.

Nah, bagi Anda yang masih bingung bagaimana cara mendorong performa bisnis yang masih saja stagnan, Anda bisa menggunakan layanan kami, Audit & Consulting Digital Marketing.

Sasana Digital akan mengidentifikasi, mengukur, serta mencari peluang & ancaman yang akan mempengaruhi perkembangan bisnis Anda kedepannya. Yuk, manfaatkan dulu layanan Free Consulting kami di sini!

Bagikan Artikel Ini

Layanan Sasana Digital