Pada umumnya, sebuah perusahaan membutuhkan sebuah manajemen dalam mengelola setiap kebutuhan perusahaan termasuk manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen sumber daya manusia, dan lainnya.
Namun, sebuah perusahaan membutuhkan sebuah manajemen yang pengelolaannya mencakup seluruh sumber daya perusahaan, inilah yang dinamakan dengan manajemen operasional.
Lebih lengkapnya, yuk simak penjelasannya berikut ini!
Apa Pengertian Manajemen Operasional?
Sederhana, Manajemen Operasional adalah sebuah sistem yang mengelola dan mengatur seluruh kebutuhan operasional dalam sebuah bisnis atau perusahaan.
Termasuk juga, yang ada di dalam manajemen operasional seperti manajemen tenaga kerja, manajemen ketersediaan barang, dan lain-lain.Selain itu, manajemen ini juga berkaitan dengan pengelolaan produksi barang dan jasa.
Peran dari pengelolaan ini termasuk pada perencanaan, pengorganisasian, koordinasi dan juga pengendalian sebuah kegiatan operasional perusahaan.
Manajemen operasional ini memiliki tanggung jawab untuk memastikan sebuah kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan sesuai rencana, dilaksanakan dengan benar sekaligus proses yang efisien.
Untuk dapat mencapai itu, manajemen operasional ini bertanggung jawab untuk membuat setiap tenaga kerja memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan baik sehingga semua proses kerja dapat berjalan dengan baik.
Dengan tanggung jawab yang demikian, manajemen operasional ini menjadi salah satu penentu bertahannya sebuah perusahaan.
Manajemen operasional yang baik akan berpengaruh sistem operasional dapat dijalankan dengan baik dan dapat meningkatkan profit perusahaan.
Baca Juga: Pengertian Manajemen Produksi serta 5 Aspek Utamanya
Karakteristik Manajemen Operasional
Setidaknya, ada 3 karakteristik yang menandakan manajemen operasional, yaitu:
• Manajemen Ditujukan untuk Produksi Barang & Jasa
Sistem manajemen ini ditujukan untuk proses produksi barang dan jasa secara keseluruhan dan untuk meningkatkan pendapatan atau profit perusahaan.
• Memiliki Kegiatan yang Berkaitan dengan Proses Transformasi
Proses transformasi ini berkaitan dengan kegiatan produksi yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengubah input (bahan mentah) menjadi sebuah output yang berbeda (Barang jadi).
• Memiliki Mekanisme Kontrol Pengoperasian
Kontrol pengoperasian dalam manajemen operasional ini bisa berupa pengendalian pada kualitas produk untuk dapat dijaga atau ditingkatkan, pengendalian pada biaya operasional produksi, dan lain-lain.
Baca Juga: Produksi Massal: Pengertian, Ciri, Keuntungan, dan Contohnya
7 Fungsi Manajemen Operasional
Sebuah manajemen operasional memiliki fungsi jika sistem manajemen ini dijalankan dalam sebuah perusahaan. Berikut 7 fungsi manajemen operasional.
1. Operational Planning (Fungsi Perencanaan Operasional)
Perencanaan operasional merupakan fungsi dari manajemen operasi yang paling dasar. Beberapa tugas yang dijalankan dari fungsi ini di antaranya adalah:
- Melakukan pemantauan harian pada proses produksi barang
- Mengelola dan mengontrol inventaris perusahaan
- Mengawasi kinerja dan kesejahteraan anggota dalam tim kerja
- Melakukan perencanaan produksi
Salah satu peran manajemen operasi adalah untuk membangun efisiensi operasional dalam sebuah perusahaan. Berupaya untuk menghilangkan atau mencegah hambatan dan melakukan strategi untuk meningkatkan operasional perusahaan.
Kemampuan yang dibutuhkan agar peran ini dapat berfungsi adalah dengan memiliki kemampuan berpikir yang cepat namun tepat, dan memiliki banyak strategi dalam mempertahankan bisnis.
2. Finance (Fungsi Keuangan)
Fungsi yang kedua dari manajemen operasional adalah fungsi keuangan atau finance yang merupakan fungsi penting dan universal dari sebuah manajemen operasi.
Hal ini karena setiap lapis kegiatan operasional perusahaan membutuhkan biaya, maka perusahaan melakukan upaya untuk mengurangi biaya dan sebisa mungkin untuk meningkatkan keuntungan.
Fungsi keuangan ini menjalankan peran supaya pemimpin perusahaan dapat melakukan pertimbangan saat melakukan perencanaan anggaran biaya perusahaan.
Beberapa tugas yang mungkin dikerjakan oleh seorang manajer keuangan adalah:
- Membuat anggaran untuk memenuhi kebutuhan produksi
- Mencari dan menemukan peluang investasi
- Mengalokasikan anggaran biaya dan mengelola sumber biaya
Tugas-tugas tersebut berbeda dengan tugas yang dilakukan oleh departemen keuangan.
Manajemen keuangan di sini mengelola anggaran yang berkaitan dengan proses produksi, sedangkan departemen keuangan mengelola keuangan yang juga termasuk di dalamnya adalah gaji karyawan.
Keahlian yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan fungsi ini adalah kemampuan dalam melakukan perencanaan keuangan.
Perencanaan keuangan dilakukan agar anggaran yang dimiliki dapat mencapai tujuan perusahaan ke depan. Menjaga biaya produksi tetap rendah, namun tetap mendapatkan vendor yang berkualitas.
3. Product Design (Fungsi Desain Produk)
Fungsi desain produk dapat berjalan dengan koordinasi antara tim manajemen operasi dengan tim kreatif yang memiliki tugas untuk membuat desain produk.
Desain produk yang dibuat adalah desain yang didasari informasi yang diperoleh dari pasar dan merupakan hasil identifikasi akan kebutuhan pelanggan.
Tim manajemen operasi mengumpulkan informasi berupa tren dan kebutuhan yang ada di pasaran untuk selanjutnya melakukan koordinasi dengan tim kreatif dan diolah menjadi sebuah desain produk yang kuat.
Setidaknya, fungsi desain produk ini menjalankan tugas berikut:
- Mengolah hasil riset pasar menjadi hasil yang dapat dicerna
- Melakukan koordinasi hasil kepada tim desain produk
- Memberikan tawaran sebagai arahan desain untuk membantu proses perancangan produk
Untuk menjalankan fungsi ini, dibutuhkan keterampilan untuk melakukan interpretasi data, yaitu kemampuan untuk menafsirkan hasil riset menjadi sesuatu yang dapat dimengerti.
Setelah hasil riset sudah dapat dipahami, kemudian dilakukan perancangan bersama dengan tim kreatif untuk melakukan desain produk.
4. Quality Control (Fungsi Pengendalian Kualitas)
Fungsi pengendalian kualitas ini berjalan seiring dengan fungsi desain produk. Setelah produk dibuat oleh tim produksi, selanjutnya tim operasi akan melakukan kontrol kualitas dengan memastikan produk sudah memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
Pengendalian kualitas ini dapat dilakukan dengan menguji produk, mengecek cacat pada produk dan aspek lain sebelum produk dirilis ke publik.
Beberapa tugas dari fungsi pengendalian produk meliputi:
- Melakukan analisis risiko sebagai langkah identifikasi potensi masalah
- Melakukan pemeriksaan produk untuk memastikan standar kualitas
- Menguji kualitas produk dengan tes
- Melakukan dokumentasi setiap ada cacat produk
Setiap perusahaan industri memiliki tingkat dan standar kontrol kualitas yang berbeda-beda. Untuk menentukan standar kualitas, sebuah perusahaan harus memiliki kegiatan riset pasar sebagai dasar membuat standar kualitas.
Standar kualitas ini nantinya dijadikan sebagai tolok ukur dalam manajemen kualitas di masa mendatang, dan yang perlu diingat adalah hal ini juga perlu terus dilakukan pembaruan dalam jangka waktu tertentu.
Untuk mendukung fungsi pengendalian kontrol, Anda membutuhkan keterampilan berupa manajemen konflik.
Karena antara desain produk dengan standar kualitas produk yang dihasilkan dapat mengalami perputaran yang memerlukan perbaikan sampai pada produk memenuhi standar kualitas yang sudah dibuat.
5. Forecasting (Fungsi Prakira)
Tim operasi membutuhkan fungsi prakira untuk memprediksi permintaan suatu produk. Fungsi prakira ini akan membantu tim operasi dalam melakukan perencanaan produksi.
Beberapa pertanyaan yang dapat melatih fungsi prakira ini menjadi pendukung yang baik bagi sebuah manajemen operasi adalah:
- Bagaimana permintaan sebuah produk di masa mendatang?
- Pemasaran dan promosi yang seperti apa yang harus direncanakan untuk produk ini?
- Inisiatif penjualan apa yang harus direncanakan?
- Dapatkah biaya penyimpanan inventaris diprediksi?
- Dapatkah kita menentukan biaya pengadaan untuk bahan baku?
Untuk mendukung fungsi ini, dibutuhkan kemampuan untuk mengambil keputusan berdasarkan data yang ada. Data akan membantu Anda dalam melakukan prediksi yang akurat untuk kebutuhan manajemen operasi.
Anda dapat memulai dengan melihat tren produk di masa lalu lalu hasil prediksi dapat dikomunikasikan dengan pimpinan departemen untuk melakukan perencanaan masa depan dengan tepat.
6. Strategy (Fungsi Strategi)
Strategi merupakan fungsi yang luas dari sebuah manajemen operasi yang melibatkan banyak lapisan seperti perencanaan, pemantauan dan analisis operasional.
Fungsi ini bekerja untuk memastikan keputusan produksi sejalan dengan tujuan bisnis, yang mana tujuan bisnis perusahaan pada umumnya termasuk di dalamnya adalah:
- Mengutamakan kepuasan pelanggan
- Melakukan perbaikan sistem produksi
- Mengontrol biaya produksi sekaligus mempertahankan keunggulan
Manajer operasi memiliki tugas untuk melakukan strategi yang dapat memenuhi tujuan bisnis perusahaan.
Misalnya seperti melakukan analisis pada inventaris, melakukan kolaborasi dan memprioritaskan proses hijau atau sistem yang lebih ramah lingkungan.
Kemampuan yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi ini adalah kemampuan dalam berpikir kritis. Dengan berpikir kritis, Anda dapat menyusun konsep secara logis dan memperkuat strategi yang akan dilakukan.
7. Supply Chain Management (Fungsi Manajemen Rantai Pasok)
Sebuah perusahaan yang menghasilkan produk atau layanan akan membutuhkan manajemen rantai pasokan untuk pengadaan, produksi dan distribusi.
Karena manajemen operasional kaitannya dengan proses produksi, maka tanggung jawab Anda adalah rantai pasokan yang terkait dengan proses produksi internal.
Secara umum, rantai pasokan memiliki siklus seperti berikut:
Bahan baku → Pemasok → Produsen → Distributor → Pemasar → Konsumen
Siklus ini akan memudahkan dalam melakukan penelusuran rantai pasok untuk menganalisis permintaan konsumen dan pengadaan bahan baku produksi.
Namun, dalam perusahaan berskala kecil, siklus ini tidak harus dipenuhi secara keseluruhan. Misalnya hanya cukup produsen ke konsumen.
Setiap rantai pasokan perlu dijaga untuk tetap bekerja dengan baik, karena jika satu elemen dalam siklus ini mengalami hambatan, maka dapat mempengaruhi elemen yang lain.
Untuk mendukung fungsi rantai pasok ini, seorang manajer operasi harus memiliki kemampuan dalam pemecahan masalah yang memiliki tugas untuk mengatur, merencanakan dan menyusun strategi penyelesaian.
Baca Juga: 7 Indikator Penting dalam Keberhasilan Produksi Massal
Ruang Lingkup Manajemen Operasional
1) Berbagai Perencanaan Terkait Sistem Produksi
Perencanaan yang dilakukan oleh manajemen operasional tidak lain adalah supaya kegiatan produksi dapat menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan konsumen.
Beberapa perencanaan yang dilakukan oleh manajemen operasional misalnya adalah merencanakan desain produk, menyusun rencana anggaran biaya, melakukan perencanaan sistem produksi yang akan digunakan..
Masih banyak perencanaan lainnya yang berkaitan dengan produksi barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
2) Pengendalian Kegiatan Produksi
Ruang lingkup selanjutnya adalah pengendalian kegiatan produksi yang memiliki tujuan untuk memaksimalkan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dengan mencegah hambatan yang mungkin terjadi.
Pengendalian kegiatan produksi ini dilakukan upaya mempersiapkan kegiatan produksi dengan sebaik-baiknya supaya kerusakan yang menyebabkan kerugian dapat teratasi di awal.
Hal tersebut akan seiring dengan upaya peningkatan strategi agar keuntungan yang didapat oleh perusahaan dapat lebih tinggi.
3) Pengelolaan Informasi Sistem Produksi
Ruang lingkup selanjutnya adalah pengelolaan informasi sistem produksi yang terdiri dari struktur organisasi, produksi atas dasar pesanan dan produksi untuk permintaan pasar.
Pengelolaan informasi sistem produksi dalam sebuah manajemen operasi dapat menentukan sistem produksi yang akan dilakukan.
4 Sistem yang Diterapkan dalam Manajemen Operasional
a. Business Process Redesign (BPR)
Secara umum, Business Process Redesign (BPR) merupakan sistem desain ulang terhadap proses-proses yang ada dalam perusahaan.
Sistem desain ulang ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja sebuah proses.
Dalam melakukan desain ulang, sebelumnya dilakukan analisis pada proses yang sedang dilakukan dalam sebuah perusahaan untuk diketahui kelemahannya.
Sehingga sistem ini tidak dapat dengan mudah langsung diterapkan dengan cepat karena banyak tahapan yang harus dilakukan.
b. Reconfigurable Manufacturing Systems
Berdasarkan Pusat Penelitian Universitas Michigan College of Engineering, Reconfigurable Manufacturing Systems merupakan sistem yang menekankan pada pentingnya kemampuan berubah yang cepat.
Kemampuan untuk berubah dan berkembang dengan cepat yang digunakan produsen ini adalah untuk menyesuaikan kemampuan, kapasitas dan fungsionalitas produktivitas sebuah perusahaan.
Sistem ini menjadi tanggapan saat terjadi perubahan yang mendadak di pasar, maka perusahaan dapat dengan cepat melakukan penyesuaian produksi dengan cara yang tetap efisien.
c. Six Sigma
Menurut American Society of Quality, Six Sigma merupakan metode yang menyediakan alat organisasi untuk meningkatkan kemampuan proses bisnis sebuah organisasi.
Peningkatan kemampuan proses bisnis dan penurunan variasi proses ini membantu pada pengurangan cacat dan peningkatan keuntungan, moral karyawan dan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
d. Lean Manufacturing
Lean manufacturing merupakan metode sekaligus strategi manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses produksi.
Sistem ini berupaya untuk selalu melihat nilai produk dari sudut pandang pelanggan, di mana praktik produksi ini mempertimbangkan pengeluaran sumber daya untuk mendapat nilai ekonomis terhadap pelanggan.
Namun, meskipun memperhatikan nilai ekonomis bagi para pelanggan. Lean manufacturing ini tidak melakukan pemborosan terhadap sumber daya perusahaan.
Karena tujuan utama Lean Manufacturing adalah untuk menghilangkan pemborosan dan meningkatkan nilai tambah sebuah produk agar meningkat pula nilai sebuah produk bagi pelanggan.
Baca Juga: Penjelasan Lengkap Inventory Control vs Inventory Management
Manfaat dari Kehadiran Manajemen Operasional di Perusahaan Anda
Berikut manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan yang menjalankan manajemen operasional.
• Efficiency (Efisiensi Proses)
Adanya manajemen operasional yang melakukan pengelolaan pada setiap kebutuhan operasional perusahaan khususnya pada kegiatan produksi ini menjadikan proses yang dilakukan perusahaan menjadi lebih optimal dan efisien.
• Productivity (Produktivitas)
Manfaat selanjutnya adalah produktivitas perusahaan yang meningkat. Hal ini karena manajemen operasional mampu melakukan pengelolaan pada sistem operasional perusahaan dengan baik.
Setiap keputusan yang diambil adalah yang terbaik dan kegiatan operasional yang efektif dengan sistem yang baik ini mampu meningkatkan produktivitas perusahaan.
• Economy (Nilai Ekonomi)
Manfaat yang ketiga adalah meningkatnya nilai ekonomi sebuah perusahaan. Manajemen operasional membantu perusahaan melakukan perencanaan anggaran biaya operasional.
Hal ini memberikan manfaat bagi perusahaan berupa menurunnya tingkat kerugian dan meningkatkan keuntungan yang akan diperoleh perusahaan.
• Quality (Tingkat Kualitas)
Kegiatan pengecekan, pengawasan dan pengendalian proses produksi menjadikan produk yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki standar kualitas yang baik.
Pengendalian kualitas yang sesuai standar akan selalu ditingkatkan secara bertahap oleh manajemen operasional yang melakukan pengawasan pada kegiatan produksi yang berlangsung.
• Reduced Processing Time (Pengurangan Waktu Proses)
Manfaat selanjutnya yang dapat dirasakan adalah pengurangan waktu proses produksi. Kegiatan pengawasan dan pengelolaan yang dilakukan menjadikan durasi waktu produksi menjadi lebih singkat.
Hal ini akan memberikan dampak pada biaya, efisiensi dan efektivitas perusahaan yang menjadi lebih baik dengan adanya manajemen operasional yang mengelolanya.
Baca Juga: Mengenal Konsep Smart Manufacturing dalam Dunia Industri
Penutup
Sistem operasional yang dijalankan oleh sebuah perusahaan akan dapat memberikan dampak yang baik ketika sistem tersebut dikelola dengan baik.
Manajemen operasional hadir untuk membantu perusahaan dapat melakukan pengelolaan terhadap setiap sumber daya yang dimiliki.
Dalam praktiknya, beberapa pertanyaan yang harus bisa Anda jawab adalah:
Bagaimana caranya Anda meningkatkan performa lini produksi dengan akurat? Atau, bagaimana cara untuk mengefisiensikan kegiatan produksi secara signifikan dengan menekan biaya perawatan?
Semua pertanyaan tersebut tentu dapat Anda temukan solusinya dengan perangkat manufaktur Machine Monitoring & Analytics yang telah membantu banyak kegiatan produksi perusahaan. Mari simak detail perangkatnya di bawah ini!
