Dalam dunia industri khususnya industri manufaktur, Anda mungkin tidak asing dengan istilah inventory control dan inventory management.
Keduanya merupakan istilah yang digunakan untuk pengendalian inventori dalam proses produksi suatu barang yang awalnya mentah menjadi barang jadi.
Dalam artikel ini, kita akan bahas apa itu inventory control serta perbedaannya dengan inventory management. Selain itu, apa saja tipe dan rumus-rumus dalam menghitungnya. Simak sampai habis ya!
Apa Itu Inventory Control?
Pengendalian Inventori atau Inventory Control adalah upaya pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan agar dapat selalu mengontrol ketersediaan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi.
Inventory Control bertujuan agar proses produksi dapat dijalankan dengan optimal dan lancar sehingga dengan adanya ketersediaan kebutuhan ini akan mencegah risiko kekurangan barang.
Dalam praktiknya, inventory control harus dilakukan secara seimbang, tidak disarankan untuk berlebihan atau juga terlalu minim.
Hal ini dikarenakan saat perusahaan melakukan pengadaan barang yang terlalu banyak, maka akan membutuhkan biaya penjagaan yang tinggi.
Begitu pun sebaliknya, saat pengadaan kebutuhan produksi terlalu minim, maka akan berdampak pada lambatnya proses pengiriman barang yang sebelumnya sudah disepakati.
Selain untuk memenuhi kebutuhan produksi, pengendalian inventaris ini juga bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan persediaan perusahaan sehingga dapat memperoleh keuntungan yang lebih.
Baca Juga: Proses Manufaktur: Pengertian, Jenis, hingga Contohnya
Inventory Control vs Inventory Management
Selain istilah inventory control, kita juga harus mengenal istilah inventory management. Dikutip dari Investopedia:
Inventory Management adalah keseluruhan proses dari pengelolaan inventori mulai dari bahan mentah hingga produk jadi.
Sekilas, inventory control dan inventory management mungkin terlihat mirip. Namun, sebenarnya kedua hal ini memiliki peranan masing-masing dalam perusahaan.
Pengendalian inventaris adalah bagian dari proses manajemen inventaris. Kegiatan ini merupakan kegiatan harian dalam melakukan pengelolaan stok yang ada di dalam gudang.
Kegiatan pengendalian inventaris ini dapat berupa menerima, menyimpan & mentransfer stok, serta melakukan pengecekan pada pesanan pelanggan dan memenuhinya.
Sedangkan manajemen inventaris memiliki peran dalam mengawasi dan mengelola proses pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan inventaris, baik itu bahan mentah, maupun produk jadi.
Manajemen inventaris membantu Anda dalam melakukan pengelolaan stok produk yang tersedia, produk yang dipesan termasuk jumlah produk dan waktu pengiriman.
Kegiatan ini termasuk pelacakan siklus jalannya bahan mentah sampai menjadi sebuah produk.
Dan manajemen inventaris ini menjadi salah satu peran sentral dalam kegiatan supply perusahaan untuk memastikan ketersediaan stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Baca Juga: Produksi Massal: Pengertian, Ciri, Keuntungan, dan Contohnya
Bagaimana Suatu Inventory Dapat Dikontrol?
Sebuah inventarisasi adalah proses menentukan apa yang Anda miliki dan di mana Anda menyimpannya untuk memudahkan Anda melakukan evaluasi.
Beberapa metode yang mungkin dapat Anda lakukan untuk mengontrol inventaris adalah sebagai berikut:
a. Manual
Metode manual ini merupakan metode pengendalian inventaris menggunakan buku sebagai pencatatan secara manual mengenai barang yang masuk dan keluar.
Anda dapat menggunakan buku besar atau buku stok untuk melakukan pencatatan..
Metode ini adalah metode yang paling sederhana namun menjadi tantangan tersendiri. Karena catatan manual ini tidak dapat digunakan untuk tujuan perencanaan ke depan.
Sehingga Anda perlu membuat buku perencanaan di buku manual yang lain.
Catatan manual berisi catatan aktual yang berisikan keluar masuknya barang, ini dapat membantu Anda melakukan pengecekan dan pengontrolan dengan catatan yang ada.
b. Stock Cards
Kartu stok berupa tabel yang berisi catatan harga satuan berjalan, harga jual dan jumlah persediaan setiap produk.
Kartu ini dapat Anda gunakan secara individual pada setiap produk yang Anda miliki di dalam gudang atau ruang penyimpanan. Kartu stok ini juga disebut dengan kartu bin.
Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat melacak pembelian, penjualan, pengembalian, dan informasi lain seperti alasan pengembalian dan keterangan penjualan.
Karena Anda dapat menambahkan catatan pada kartu stok tersebut.
Agar sistem kartu stok ini dapat berjalan efektif, Anda perlu melakukan penggantian kartu secara konsisten. Juga untuk mendapatkan data yang akurat jika ada informasi yang tidak biasa.
c. Simple Spreadsheets
Banyak perusahaan yang menggunakan metode ini sebagai pengontrol inventaris perusahaan. Simple spreadsheet membantu perusahaan menyimpan data secara elektronik dengan sederhana.
Kuncinya adalah dengan tetap melakukan pembaruan informasi secara konsisten agar data yang tercatat selalu up to date.
Metode ini dapat dengan cepat menyesuaikan dan memenuhi kebutuhan sebuah bisnis karena caranya yang cukup sederhana. Hanya saja perlu sedikit pengetahuan tentang cara kerja sheet.
d. Basic Inventory Software
Basic Inventory Software atau perangkat lunak inventaris dasar merupakan metode yang melakukan otomatisasi sederhana yang biasanya berbasis cloud untuk terhubung dengan perangkat lunak penjualan bisnis. Sehingga sistem ini dapat melakukan pembaruan stok secara otomatis dan real-time.
Selain itu, Anda juga dapat melakukan penggabungan analisis dan pelaporan, membuat pemesanan, mengidentifikasi produk terbaik dan terlaris. Melalui sistem ini, Anda dapat mengetahui detail pola pesanan pelanggan.
Saat bisnis Anda mulai berkembang, sistem ini dapat ditingkatkan secara fungsionalitasnya mengikuti kebutuhan bisnis Anda.
e. Advanced Software
Advanced Software atau perangkat lunak tingkat lanjut dirancang untuk melacak inventaris. Perangkat lunak ini dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak yang ada sehingga menghasilkan analitik dan template pelaporan.
Metode ini biasanya digunakan oleh perusahaan mulai dari skala kecil hingga menengah dengan biaya yang cukup dapat dijangkau.
Baca Juga: Mengenal Konsep Smart Manufacturing dalam Dunia Industri
4 Tipe Sistem Inventory Control
Sistem kontrol inventaris merupakan sistem yang digunakan untuk melacak jumlah barang yang ada menggunakan pendekatan akuntansi. Misalnya seperti pemantauan inventaris pada toko, gudang, dan situs web perusahaan.
Berikut empat tipe sistem pengendalian inventaris yang ada dan biasa digunakan oleh banyak perusahaan.
1. Perpetual Inventory System
Sistem perpetual ini membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk diimplementasikan karena kebutuhan peralatan dan perangkat lunak.
Namun, sistem ini memberikan keuntungan dengan menghasilkan pembaruan nomor inventaris secara terus menerus. Sistem ini menghitung persediaan barang berdasarkan penjualan dan pembelian melalui software point of sale dan manajemen aset.
Dengan menggunakan sistem ini, Anda memiliki akuntansi stok yang akurat karena pembaruan yang dilakukan setiap saat oleh sistem. Anda dapat melacak ketersediaan stok dan menghindari kehabisan stok.
Dengan fasilitas yang akan Anda dapatkan ini, menggunakan sistem ini juga memiliki tantangan tersendiri yaitu adanya data yang tidak akurat dengan keadaan secara fisik yang ada di perusahaan.
Sehingga Anda juga perlu melakukan sistem manual dalam pencatatan stok untuk melengkapi sistem perpetual ini. Misalnya dengan melakukan integrasi dengan rantai pasokan yang ada pada perusahaan.
2. Periodic Inventory System
Periodic Inventory System atau Sistem inventaris berkala biasanya digunakan oleh sebagian usaha kecil yang tidak membutuhkan perangkat lunak yang canggih untuk melakukan manajemen inventaris.
Pada sistem ini, Anda tidak bisa melakukan pelacakan inventaris secara terus menerus, melainkan Anda melakukannya dengan sistem berkala.
Manajemen inventaris ini dilakukan dengan mencatat secara manual pada akun penjualan, memasukkan saldo ke akun pembelian dan menyesuaikan akun persediaan agar sesuai dengan biaya persediaan akhir.
Anda dapat menghitung biaya persediaan akhir menggunakan FIFO (masuk pertama, keluar pertama) atau LIFO (masuk terakhir, keluar pertama).
Tantangan sistem periodik ini adalah sebagian besar perusahaan akan membutuhkan tenaga kerja manual seperti staf tambahan untuk melakukan pencatatan dan pelaporan inventaris.
Pada beberapa kondisi, tanpa adanya evaluasi dan pemeriksaan akurasi, sistem ini dapat berisiko ketidaksesuaian inventaris.
3. Barcode Inventory System
Sistem inventaris barcode dapat Anda gunakan untuk melengkapi sistem perpetual maupun periodik. Barcode ini berbentuk gambar yang ditempatkan pada setiap item stok dan merupakan kode yang hanya bisa dibaca oleh sistem.
Sistem melakukan scan pada barcode untuk memindai informasi dan memasukkannya ke dalam database sehingga dapat melacak bagian dan lokasinya.
Barcode juga memiliki pengembalian investasi (ROI) yang cepat dengan menurunkan biaya operasional setelah diterapkan, bahkan untuk usaha bisnis kecil dan berkembang.
Manfaat dari barcode antara lain:
- Penghapusan kesalahan data manual
- Pengumpulan informasi inventaris lebih cepat
- Pembaruan inventaris otomatis
- Penyederhanaan dokumentasi dan pelaporan
4. Radio Frequency Identification (RFID) Inventory System
Tag RFID adalah jenis pelacakan pintar. Tag RFID berisi informasi yang disimpan secara elektronik, dan menyimpan informasi yang lebih banyak dibandingkan dengan barcode konvensional.
Sebuah tag bisa berstatus pasif atau aktif: Tag RFID aktif termasuk baterai, sedangkan tag pasif tidak memiliki baterai.
Pembaca RFID memberikan daya untuk tag pasif melalui gelombang radio, sedangkan tag aktif mengirimkan gelombang radionya.
status tag secara otomatis diperbarui untuk mengidentifikasi stok dan menangkap data atau informasi yang terdeteksi.
Sistem ini merupakan cara efektif untuk melindungi barang dan produk yang memiliki nilai tinggi dan membutuhkan keamanan tambahan, seperti obat-obatan.
RFID juga menawarkan banyak fitur seperti pembacaan tag jarak jauh, pembacaan tag simultan, kode tag unik dan masih banyak lainnya.
Beberapa tantangan menggunakan sistem ini adalah tag RFID pasif membutuhkan pemindai genggam, kemudian biaya yang cukup mahal dan rantai pasokan menjadi perlu peralatan karena ini berhubungan dengan integrasi informasi stok.
Penggunaan terbaik dari tag RFID adalah menempatkannya di titik berisiko tinggi yang dekat dengan stok Anda, seperti di pintu keluar.
Sistem RFID dapat memberikan informasi untuk memastikan kontrol kualitas, seperti keterangan waktu produk tersebut dibawa masuk dan tanggal kadaluarsanya (jika relevan).
Tren terbaru saat ini adalah penggunaan kode QR yang mirip dengan barcode dan tidak membutuhkan biaya yang mahal, namun cukup dengan smartphone pintar kode dapat dibaca dan akan memberikan informasi.
Baca Juga: Apa Itu Maintenance? Kenali Jenis, Tujuan, serta Contohnya
Rumus Inventory Management dalam Mengontrol Inventory
1. Rumus Economic Order Quantity (EOQ)
Untuk dapat menghitung economic order quantity, setidaknya ada tiga variabel yang dibutuhkan yaitu D, S, dan H. Berikut rumus untuk menghitung EOQ:
EOQ = √ (2 x D x S / H)
Keterangan:
- D = jumlah unit yang diminta di setiap tahunnya.
- S = biaya pemesanan.
- H = biaya penyimpanan per unit di setiap tahunnya.
2. Rumus Days Inventory Outstanding (DIO)
Days Inventory Outstanding (DIO) dapat dihitung dengan menggunakan rumus, yaitu:
DIO = Rata-rata Persediaan x 365 hari / HPP
Persediaan di sini meliputi bahan baku dan sumber daya yang dapat dijadikan sebagai persediaan. Kemudian, biaya yang dimaksud adalah kebutuhan biaya meliputi biaya untuk melakukan kegiatan produksi, tenaga kerja dan biaya utilitas.
Sedangkan HPP (Harga Pokok Penjualan) adalah biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
Jadi, penghitungan DIO adalah didasarkan pada nilai rata-rata dari persediaan dan HPP.
Penghitungan jumlah hari dalam 1 tahun yakni 365 hari, namun dalam beberapa kasus perhitungannya menggunakan 360 hari untuk 1 tahun.
3. Rumus Reorder Point
Reorder Point adalah kondisi saat bahan baku harus kembali dipesan sebelum kehabisan persediaan. Penghitungannya harus menggunakan jumlah angka minimal sebagai batas untuk segera melakukan pemesanan lagi.
Cara menghitung ROP adalah sebagai berikut:
ROP = Lead Time Demand + Safety Stock
Dengan keterangan:
- Lead Time Demand
Jumlah perkiraan permintaan yang ada dalam jangka waktu tertentu. Cara menghitungnya adalah lead time dikali jumlah rata-rata penjualan setiap hari.
- Safety Stock
Jumlah stok barang yang dilakukan perusahaan untuk mengantisipasi potensi jumlah permintaan barang dari pelanggan meningkat atau pengiriman barang yang terjadi sangat lama.
4. Rumus Safety Stock
Safety stock adalah jumlah stok barang yang dilakukan perusahaan untuk mengantisipasi potensi jumlah permintaan barang dari pelanggan meningkat atau pengiriman barang yang terjadi sangat lama.
Cara menghitungnya adalah dengan menggunakan rumus (penjualan harian yang paling tinggi x lead time paling lama) – (rata-rata penjualan setiap hari x rata-rata waktu lead).
Baca Juga: Metode OEE (Overall Equipment Effectiveness) di Manufaktur
Bagaimana Inventory Control Dapat Bermanfaat bagi Bisnis Anda?
Dengan sistem yang diberikan, inventory control dapat memberikan Anda banyak manfaat seperti:
- Meningkatkan Efisiensi
- Kegiatan Produksi Menjadi Lebih Konsisten
- Menjaga Kepuasan Pelanggan
- Mendukung Bisnis untuk Berkembang
- Meminimalisir Biaya Operasional
- Menjaga Keseimbangan antara Persediaan dan Permintaan
Tantangan Setiap Bisnis dalam Mengontrol Inventory
• Timing dan Sumber Daya
Dalam praktik inventory control membutuhkan biaya serta tenaga kerja yang memiliki keahlian cukup untuk mendukung keberhasilan sebuah inventory control.t
Kapan waktu yang tepat dalam melakukan pengawasan, pengecekkan perlu dilakukan penjadwalan dengan pertimbangan yang memiliki dasar.
Serta berbagai macam sumber daya yang dimiliki perusahaan menjadikan control inventory ini memiliki tugas untuk dapat memetakan dengan tepat.
• Visibilitas
Visibilitas merupakan keadaan yang dapat dilihat dan diamati. Manajemen pengendalian inventaris seharusnya dapat menjadi sumber informasi dari keadaan inventaris perusahaan.
Namun, ini menjadi tantangan dalam manajemen pengendalian inventaris saat keadaan inventaris sulit diamati dengan seimbang antara catatan dengan keadaan sebenarnya.
• Human Error
Tidak bisa dipungkiri, kegiatan manajemen pengendalian inventory yang dilakukan oleh manusia dapat mengalami kesalahan karena keterbatasan manusia dalam melakukan pekerjaan.
Sekalipun didukung dengan perangkat lunak, human error tetap berpotensi terjadi.
Baca Juga: 6 Kegagalan Utama Industri Manufaktur serta Cara Mencegahnya
Penutup
Inventory control membantu perusahaan dalam melakukan perapihan manajemen sumber daya yang dimiliki.
Dengan berbagai metode yang ada, perusahaan dapat menentukan metode yang sesuai dengan kemampuan perusahaan untuk melakukan inventory control.
Ingin meningkatkan performa lini produksi dengan sistem monitoring dan analytics yang akurat? Atau ingin mengefisiensikan kegiatan produksi secara signifikan dengan menekan biaya perawatan?
Semuanya dapat Anda wujudkan dengan perangkat manufaktur Machine Monitoring & Analytics dari Auk Industries yang telah membantu banyak perusahaan. Simak detail perangkatnya di bawah ini!
