fbpx
Keuntungan Menggunakan Google Docs Dalam Pembuatan Dokumen Perusahaan

Keuntungan Menggunakan Google Docs Dalam Pembuatan Dokumen Perusahaan

Sejak kebijakan WFH diberlakukan, pembuatan dan supervisi dokumen menjadi masalah tersendiri. Ketahui bagaimana cara mengatasinya dengan Google Docs!

Membuat dokumen bersama tim di tengah-tengah masa WFH (Work From Home) memang menjadi perkara tersendiri. Beberapa perusahaan menemui masalah ini, dan karena WFH diberlakukan mereka kesulitan untuk bisa tetap kolaboratif ketika membuat berbagai macam dokumen. Seperti file doc, powerpoint, dan spreadsheet.

Tahukah anda? Bahwa ada aplikasi gratis untuk membuat file-file tersebut secara kolaboratif melalui jaringan internet? Google Docs bisa membantu permasalahan pembuatan dokumen secara online dan tentunya tanpa biaya tambahan!

Mengenal Google Docs

Google Docs merupakan aplikasi produktivitas kantor, khususnya di bidang pengolahan dokumen besutan Google yang bisa anda gunakan secara gratis dan tanpa download. Untuk mengakses Google Docs, anda hanya memerlukan akun Google yang aktif.

Sejak kebijakan WFH muncul, penggunaan Google Docs semakin lama semakin meningkat. Tentu saja karena karyawan tidak bisa membuat dokumen di kantor seperti biasa. Mereka juga kesulitan untuk mendapatkan masukan atau koreksi dari rekan kerja, karena tidak mungkin dokumen dikirimkan bolak balik secara terus menerus karena membuang-buang waktu..

Dan faktanya, Google Docs menjadi populer bukan hanya karena hal itu! Ada beberapa kelebihan Google Docs yang patut anda pertimbangkan, seperti:

Lintas Perangkat

Jika anda menggunakan Google Docs di komputer dan membuat dokumen di sana, anda juga bisa mengakses dokumen tersebut lewat perangkat lain. Baik sama-sama komputer, maupun dari ponsel dan tablet.

Ini membuat anda tidak perlu membawa copy yang sama di berbagai perangkat dan mengupdatenya secara manual terus-menerus. Cukup buat satu kali, dan dokumen bisa diakses dari mana saja dan kapan saja.

Baca Juga: 5 Fitur WhatsApp Business Untuk Meningkatkan Pelanggan Bagi Bisnis Anda

Dan tentu saja anda juga bisa mengunduhnya sewaktu-waktu. Sehingga ketika tidak ada akses internet, anda tetap bisa mengakses dokumen tersebut.

Bisa Dibuka Bersama-sama

Inilah kekuatan utama dari Google Docs. Jika anda mengaktifkan fitur link sharing, maka dokumen bisa dibuka oleh semua orang yang memiliki link menuju ke dokumen tersebut.

Semua orang bisa membaca maupun mengedit dokumen tersebut. Daftar perubahannya juga bisa dilihat melalui menu version history, berikut dengan nama si pengubahnya. Ini membuat anda bisa mengetahui kapan dan oleh siapa dokumen tersebut telah diedit.

Aksesnya Bisa Diatur Sesuai Kebutuhan

Meski bisa dibuka bersama-sama, anda tetap bisa mengatur siapa saja orang yang bisa mengakses dokumen tersebut. Semua berkat fitur permissions yang ada saat anda mengaktifkan fitur share di Google Docs.

Hanya email dari orang-orang yang terdaftar saja yang bisa mengakses sebuah dokumen. Dan jika anda menempatkan dokumen tersebut di dalam file di dalam Google Drive, maka izin yang ada juga akan mengikuti izin yang berlaku di dalam file tersebut. Sehingga anda tidak perlu mengatur izin akses untuk setiap file.

Terintegrasi Dengan Berbagai Aplikasi

Google Docs bisa diintegrasikan dengan aplikasi pendukung WFH lainnya, seperti Miro dan Trello. Anda bisa menyematkan dokumen sebagai lampiran tambahan, cukup dengan menambahkan link dari dokumen yang dibutuhkan.

Baca Juga: Bentuk Digitalisasi Identitas Bisnis: Fungsi Website Company Profile

Aplikasi nantinya akan mengupdate izin akses secara otomatis, lalu memberikan informasi cuplikan isi serta judulnya kepada pengguna.

Kaya Fitur

Jika anda sudah terbiasa dengan Microsoft Office, maka anda tidak perlu lagi belajar dari awal karena fitur dari Google Docs sendiri tidak jauh berbeda dengan Microsoft Office.

Mulai dari shortcut keyboard sampai fitur format text dan autocorrect, semuanya hampir sama persis dengan yang ada di Microsoft Office. Selain itu Google Docs sendiri juga punya fitur unik bawaan, seperti compare document dan translate secara otomatis (dengan menggunakan aplikasi Google Translate).

WFH Sudah Bukan Masalah Lagi, Bukan?

Dengan memanfaatkan teknologi berbasis cloud computing seperti Google Docs, maka bekerja dari manapun seharusnya tidak lagi menjadi masalah.

Aplikasi produktivitas online yang bisa diakses asinkron juga tidak hanya Google Docs saja. Ada banyak aplikasi penunjang digitalisasi bisnis lainnya, seperti Jira dan Miro. Jelajahi situs kami lebih lanjut untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap.

Comments are closed.