fbpx
5 Aplikasi Remote Working Untuk Menunjang Produktivitas Kantor

5 Aplikasi Remote Working Untuk Menunjang Produktivitas Kantor

Merasa sulit untuk menjaga kinerja karyawan/rekan kerja selama bekerja remote? Berikut aplikasi yang bisa anda gunakan

Remote working atau kerja jarak jauh menjadi sebuah trend tersendiri, apalagi sejak pandemi corona di awal tahun 2020. Namun, remote working memiliki masalahnya sendiri dan secara otomatis perusahaan yang tidak pernah menerapkannya harus beradaptasi terlebih dahulu.

Kesulitan Dalam Remote Working

Ada beberapa kesulitan umum yang bakal anda temui ketika menerapkan remote working ke dalam perusahaan yang belum pernah melakukan sebelumnya. Beberapa permasalahan yang akan ditemui adalah:

Komunikasi

Tentunya komunikasi lewat online akan berbeda dengan komunikasi biasa. Salah satu yang memberikan perbedaan yang cukup besar adalah: anda tidak bisa langsung mengambil kertas dan ballpoint ketika memberikan ide atau gagasan kepada rekan kerja anda.

Selain itu, koneksi juga bisa menjadi masalah jika ternyata pekerja anda tidak memiliki sambungan internet yang memadai. Ini membuat komunikasi menjadi masalah paling utama yang dihadapi oleh perusahaan yang baru menggunakan sistem remote working.

Monitoring Progress

Karena pekerja tidak berada di kantor, maka akan sulit mendapatkan laporan pengerjaan yang biasa disampaikan bersamaan dengan absen pulang. Apalagi jika kantor anda terbiasa dengan brief masuk dan brief pulang.

Padahal, progress pengerjaan adalah hal krusial yang harus bisa dimonitor secara ketat. Bukan kenapa, jika progress terhalang dan terhenti di satu divisi tanpa ada kabar atau penjelasan yang jelas, maka kinerja bisa terhambat dan produktivitas kantor terancam menurun.

Evaluasi

Proses evaluasi juga menjadi masalah tersendiri, sebab anda tidak bisa langsung memanggil pekerja dan membahas pekerjaan mereka saat itu juga. Di beberapa kasus, bahkan ada pekerja yang tidak kunjung memberikan hasil pekerjaannya untuk menghindari evaluasi, yang tentunya ini menghambat produktivitas.

Dan tentu saja, meeting juga tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba seperti yang biasa anda lakukan di kantor. Para pekerja juga tidak bisa serta-merta mempresentasikan hasil pekerjaan, karena tidak semua pekerjaan mereka tersedia dalam format soft copy yang bisa dibagikan lewat share screen.

Melihat masalah yang cukup kompleks di atas, sekarang pertanyaannya apakah ada software yang bisa digunakan untuk menyelesaikan semua masalah itu?

Baca Juga: Bisnis Baru yang Muncul Karena Revolusi Industri 4.0

5 Aplikasi Remote Working Terpopuler

Jawabannya: ya ada! Dan secara mengejutkan, ternyata sudah banyak vendor aplikasi yang mengembangkan software untuk perusahaan yang menerapkan remote working, bahkan sudah ada jauh sebelum pandemi menyerang. Apa sajakah itu?

Google Docs

Google Docs merupakan aplikasi perkantoran yang bisa diakses secara kolaboratif. Artinya satu dokumen bisa dilihat dan diedit oleh lebih dari satu orang, selama mereka mendapatkan izin untuk mengakses dokumen tersebut.

Aplikasi ini bisa membantu anda untuk memantau dan mengevaluasi dokumen-dokumen yang dibuat oleh pekerja anda. Mulai dari teks biasa, spreadsheet, sampai presentasi power point.

Tentu saja ini bisa menyelesaikan masalah dokumen yang harus dicek tanpa perlu menunggu pekerja mengirimkannya terlebih dahulu. Anda bisa mengakses dokumen tersebut sewaktu-waktu secara seamless lewat berbagai perangkat, dan melakukan revisi atau menambahkan catatan, bila perlu.

Trello

Trello merupakan aplikasi produktivitas yang berfungsi untuk menyusun rencana, monitoring, dan evaluasi kerja secara asinkron serta bisa diakses dari berbagai jenis perangkat seperti smartphone dan laptop sekaligus.

Dengan Trello, anda bisa memastikan proses pekerjaan mulai dari perencanaan, pekerjaan yang sedang berlangsung dan selesai, gagasan, sampai orang-orang yang bertanggung jawab dalam suatu tugas dengan tepat dan teratur.

Slack

Slack merupakan aplikasi komunikasi yang didesain khusus untuk perusahaan yang menggunakan sistem remote working.

Dengan Slack, anda bisa membuat room sendiri untuk setiap topik yang mau dibahas. Ini membuat anda tidak perlu membuat banyak grup yang berpotensi saling tumpuk di dalam aplikasi messaging anda dan pekerja. Selain itu, menggunakan grup juga tidak bisa dikategorikan, sehingga akan mempersulit anda ketika ingin membuka grup chat dengan topik tertentu.

Baca Juga: 5 Contoh Disrupsi Industri Akibat Dari Revolusi Digital 4.0

Anda juga bisa mengintegrasikan Slack dengan aplikasi pendukung seperti Trello maupun Google Drive, untuk mempermudah pembahasan pekerjaan. Pekerja nantinya bisa mengirimkan topik dari aplikasi tersebut ke Slack untuk dibahas lebih lanjut.

Miro

Aplikasi ini banyak digunakan untuk membuat konsep antar tim secara remote. Ya, Miro disebut-sebut sebagai aplikasi pengganti papan tulis di kantor biasa, sehingga pekerja bisa menuangkan ide-ide mereka secara visual dengan mudah.

Di Miro anda bisa membuat spider map atau sekadar menuliskan gagasan-gagasan yang ada dengan bebas, tanpa batasan ruang. Miro juga bisa diakses secara asinkron oleh pekerja anda, dari perangkat manapun.

Figma

Jika perusahaan anda bergerak di bidang kreatif, maka anda perlu mulai melakukan migrasi ke Figma. Pasalnya Figma merupakan aplikasi desain yang bisa diakses secara kolaboratif melalui internet.

Dengan menggunakan Figma, anda bisa melakukan monitoring proses desain dan menambahkan catatan apabila anda merasa ada kekurangan di dalam desain yang dikerjakan. Dan sekali lagi, Figma juga bisa diakses secara asinkron dari berbagai perangkat, sehingga anda dan pekerja bisa mengaksesnya di manapun dan kapanpun.

Kesimpulan

Remote working pada dasarnya bukanlah suatu hal yang baru, terbukti dari banyaknya software yang telah ada untuk mendukung kebiasaan tersebut. Sekarang hanya masalah bagaimana cara kita beradaptasi dan menyelesaikan masalah yang ada.

Comments are closed.